Calendly bucht Termine. Treffa stellt sicher, dass sie fachlich vorbereitet sind.
Ausgangssituation
Calendly vereinfacht die Terminbuchung. Ein Klient wählt einen Zeitpunkt, der Termin wird bestätigt, eine Kalendereinladung wird versendet. Was Calendly nicht prüft: ob die Voraussetzungen für diesen Termin vorliegen. Für professionelle Dienstleistungen, bei denen Termine von Vorabdokumentation, unterschriebenen Vereinbarungen oder spezifischer Vorbereitung abhängen, ist der bestätigte Kalenderslot kein vorbereiteter Termin.
Die strukturelle Lücke
Calendly ist ein Buchungstool. Sein Scope endet bei der Bestätigung. Ob ein Klient ein unterschriebenes Mandat eingereicht, einen Aufnahmebogen ausgefüllt oder erforderliche Unterlagen vorab bereitgestellt hat — dafür gibt es in Calendly keinen Mechanismus. Der Termin erscheint als gebucht. Ob er tatsächlich durchführbar ist, ist eine andere Frage — und eine, die Calendly nicht beantwortet.
Folgen
Gebuchte Termine ohne die fachlichen Voraussetzungen, die für ihre Durchführung nötig sind
Beratungen beginnen ohne unterschriebene Mandate, erforderliche Unterlagen oder abgeschlossene Aufnahmebögen
Fachzeit verloren an spontanes Einholen von Materialien, die im Voraus gesichert sein sollten
Manuelle Eingriffe durch Mitarbeiter oder den Fachmann selbst, um Voraussetzungen nachzuhaken
Kein Systemnachweis, ob ein Termin vorbereitet ist oder nicht
Strukturelle Lösung: Treffa als Vorbereitungsschicht
Treffa liest den Calendly-Kalender via Kalender-Sync und weist jedem Termin Voraussetzungen basierend auf dem Termintyp zu. Klienten erhalten strukturierte Kommunikation mit klarer Frist vor dem Termin. Wenn Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wird der Fall eskaliert — bevor der Termin stattfindet. Calendly bleibt das Buchungstool. Treffa übernimmt die Vorbereitungsdurchsetzung.
Wie es funktioniert
Termin erkannt via Calendly-Kalender-Sync
Voraussetzungen dem Termintyp zugewiesen
Strukturierte Klientenkommunikation mit dem Voraussetzungs-Link — per SMS, E-Mail oder WhatsApp
Frist vor dem Termin gesetzt
Eskalation bei unvollständiger Vorbereitung
Klarer Status vor jedem Termin
Für wen das relevant ist
Relevant für Berater, Coaches, Therapeuten und andere Fachleute, die Calendly für Kundenbuchungen nutzen und bei denen mindestens ein Termintyp Voraussetzungen erfordert — unterschriebene Vereinbarungen, Aufnahmeformulare, Vorabdokumentation oder spezifische Unterlagen — bevor der Termin inhaltlich durchgeführt werden kann.
"Gern zeige ich Ihnen, wie Treffa sich in Ihren Calendly-Workflow einfügt — in einem kurzen Gespräch."