Termine sind geplant.
Nur wenige sind bereit.
Die Unterlagen sind vielleicht nicht da. Die Mandatsvereinbarung vielleicht nicht unterschrieben. Der Ausweis fehlt vielleicht.
Als Ihr Agent für Terminvorbereitung erinnert Treffa Mandanten an Fristen und Dokumente — damit die erste Stunde das Gespräch ist, nicht das Nachholen.
Das Problem
Mandanten erscheinen ohne unterschriebene Mandatsvereinbarungen oder erforderliche Ausweisdokumente
Assistenzen telefonieren fehlenden Unterlagen vor Beratungsterminen hinterher
Die erste Stunde wird zur zweiten Besprechung
Ein paar grobe Zahlen
Unvollständige Akten, Hinterherlaufen nach Scans oder Ausweisen beim Mandanten und Nacharbeit, wenn Unterlagen erst spät kommen. Das spürt man die ganze Woche hindurch, ob sich das in der Realisierung nun sauber abbildet oder nicht.
Die verlorene Zeit bleibt für die Kanzlei trotzdem real.
Was könnte das bei Ihnen ungefähr ausmachen?
Pro Woche aus den Reglern
3 holprige Starts pro Woche × 10 Min je Start → ~0,5 Std./Woche
Grob, aus dem, was Sie oben eingetragen haben:
433 € pro Monat
0,5 Stunden pro Woche
156 Termine pro Jahr starten ohne die Dokumente
Passende Rechtsgebiete
Wie Treffa das löst
Treffa erinnert Mandanten an Fristen. Ihr Team entscheidet rechtzeitig, was passiert, bevor der Termin da ist.
Anforderungen pro Terminart definieren
Mandatsvereinbarungen, Ausweisdokumente, bisherige Korrespondenz, Aufnahmeformulare — explizit gemacht und automatisch durchgesetzt.
Automatische Mandanten-Erinnerungen
SMS-, E-Mail- und WhatsApp-Erinnerungen mit Upload-Links. Kein Mandanten-Portal nötig.
Eskalation an das Team vor dem Termin
Unvollständige Vorbereitung wird 48h vor dem Termin gemeldet. Assistenzen entscheiden — überschreiben, verschieben oder abweisen.
Beispiel
Eine Kanzlei für Ausländerrecht verlangt für jede Erstberatung Ausweisdokumente, ausgefüllte Aufnahmeformulare und bisherige Korrespondenz. Treffa sendet einen Vorbereitungs-Link und erinnert automatisch. 48 Stunden vor dem Termin ist das Formular noch unvollständig — Treffa eskaliert an die Assistenz. Vor dem Termin ist es geklärt. Vor der Beratung erhält der Anwalt ein Briefing: Dokumente, Sachstand, offene Punkte. Die erste Stunde ist der Fall — nicht die Aufnahme.