Termine sind geplant.
Nur wenige sind bereit.
Die Vorlektüre ist vielleicht offen. Der Fragebogen vielleicht nicht da.
Als Ihr Agent für Terminvorbereitung erinnert Treffa an Fragebogen und Vorabmaterial — damit Sie starten können statt fünfzehn Minuten aufzuholen.
Das Problem
Mandanten kommen ohne fertige Vorlektüre oder Fragebogen
Die ersten fünfzehn Minuten eines abrechenbaren Termins gehen fürs Nachholen drauf
Der Termin startet fünfzehn Minuten zu spät
Ein paar grobe Zahlen
Unvollständige Fragebögen, fehlende Informationen und frühe Minuten, in denen Sie Kunden auf den Stand bringen, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnt.
Das ist trotzdem gebuchte Zeit, die jede Woche leise verschwindet.
Was könnte das bei Ihnen ungefähr ausmachen?
Pro Woche aus den Reglern
2,4 holprige Starts pro Woche × 15 Min je Start → ~0,6 Std./Woche
Grob, aus dem, was Sie oben eingetragen haben:
468 € pro Monat
0,6 Stunden pro Woche
125 Termine pro Jahr starten mit Nachholen statt Arbeit
Passende Segmenttypen
Wie Treffa das löst
Treffa hängt an Ihrem Kalender: aus dem Buchungsflow wird auch ein Vorbereitungsflow. Sie sehen vor dem Termin, was fehlt — und entscheiden rechtzeitig.
Anforderungen pro Terminart
Definieren Sie genau, was jeder Termin braucht: Vorlektüre bestätigt, Fragebogen ausgefüllt, Dateien hochgeladen. Unterschiedliche Anforderungen für Erstgespräch, Strategie und Review.
Automatische Mandanten-Erinnerungen
Treffa erinnert per E-Mail, SMS oder WhatsApp — Sie nicht. Eskalation, je näher die Frist. Die Frist ist nicht optional.
Vorbereitung vor dem Termin klar
Sie sehen den Vorbereitungsstatus vor Terminbeginn. Fehlt etwas, entscheiden Sie: durchführen, verschieben oder klären. Ihre Entscheidung — protokolliert.
Beispiel
Ein Berater bucht ein Quartals-Review-Termin. Treffa sendet den Mandanten einen Vorbereitungs-Link: Reflexionsfragebogen, vereinbartes Update, drei Schwerpunkte. Zwei Tage vorher fehlt der Fragebogen — Treffa erinnert. Am Tag davor eskaliert es. Morgens ist alles da. Vor dem Termin erhält der Berater ein Briefing: Fragebogen-Kernaussagen, Themen vom letzten Mal, die drei Schwerpunkte des Mandanten. Der Termin startet bei der Arbeit — nicht beim Nachholen.