Doctolib verwaltet Termine. Treffa stellt sicher, dass sie durchführbar sind.
Ausgangssituation
Ein Termin ist in Doctolib eingetragen. Die Verfügbarkeit ist klar, der Patient hat gebucht, Erinnerungen wurden versendet. Was offen bleibt: ob die fachlichen Voraussetzungen für diesen Termin erfüllt sind. Doctolib ist ein leistungsfähiges Terminverwaltungssystem. Es koordiniert Verfügbarkeiten und ermöglicht Online-Buchungen. Was es nicht tut: prüfen, ob eine Überweisung vorliegt, ein Vorbefund eingegangen ist oder ein erforderliches Formular ausgefüllt wurde. Das ist kein Konfigurationsproblem. Es ist strukturell.
Die strukturelle Lücke
Doctolib verwaltet Slots — nicht Voraussetzungen. Ein Termin in Doctolib ist bestätigt, wenn ein Zeitpunkt verfügbar und der Patient gebucht ist. Die fachliche Bereitschaft dieses Termins liegt außerhalb des Systems. Diese Lücke besteht, weil Doctolib ein Terminverwaltungssystem ist — kein Vorbereitungssystem. Sie wird nicht durch Erinnerungen, Patientenportale oder Benachrichtigungsvorlagen geschlossen. Es braucht eine eigenständige Vorbereitungsschicht, die parallel zum Terminverwaltungssystem arbeitet.
Folgen
Termine kommen fachlich nicht durchführbar an — erst bei der Anmeldung entdeckt
Haftungsexposition, wenn Vorbereitung nicht nachgewiesen werden kann
Verlorene Fachzeit durch Improvisation oder ungeplante Verschiebungen
Imageschäden durch wiederholte Terminprobleme
Mitarbeiter jagen Voraussetzungen informell hinterher statt eines Systems, das sie durchsetzt
Strukturelle Lösung: Treffa als Vorbereitungsschicht
Treffa ist keine Alternative zu Doctolib. Es ist eine Ergänzung. Treffa liest den Doctolib-Kalender via Read-only-Sync und weist jedem bevorstehenden Termin automatisch die pro Termintyp definierten Voraussetzungen zu. Patienten erhalten strukturierte Kommunikation mit klarer Frist. Wenn Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wird der Fall eskaliert — bevor der Termin stattfindet. Doctolib bleibt das Terminverwaltungssystem. Treffa übernimmt die Vorbereitungsdurchsetzung. Beide Systeme greifen nicht ineinander ein.
Wie es funktioniert
Termin erkannt via Doctolib-Kalender-Sync (read-only)
Voraussetzungen automatisch dem Termintyp zugewiesen
Strukturierte Patientenkommunikation mit dem Voraussetzungs-Link — per SMS, E-Mail oder WhatsApp
Frist vor dem Termin gesetzt
Eskalation ausgelöst bei unvollständiger Vorbereitung
Klarer Status im Treffa-Dashboard vor jedem Termin sichtbar
Für wen das relevant ist
Relevant für Arztpraxen und Fachzentren, die Doctolib für Terminbuchungen nutzen und bei denen mindestens ein Termintyp strukturell voraussetzungsabhängig ist. Typische Einrichtungen: Radiologie, Kardiologie, Orthopädie, Gastroenterologie, diagnostische Zentren und Fachpraxen mit Überweisungspflicht. Nicht relevant für Praxen, bei denen kein Termintyp fachliche Voraussetzungen hat.
„Gern zeige ich Ihnen, wie Treffa sich in Ihre Doctolib-Praxis einfügt — in einem kurzen Gespräch."